Utiliser l’IA au travail :le guide pratique pour une TPE

En formation, la première demande que je vois taper est presque toujours la même : « écris un mail pour relancer un client ». La réponse arrive en trois secondes, polie, générique, et finit à la corbeille. La personne en conclut que « l’IA, ça ne marche pas pour mon métier ». En réalité, elle n’a donné à l’outil aucune des informations dont il avait besoin. Ce guide montre comment utiliser l’IA au travail dans une petite entreprise, concrètement, dès cette semaine.

En bref : choisissez un outil (ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini ou Le Chat), donnez-lui un rôle, du contexte, une tâche précise, un format et un ton, puis relisez toujours le résultat. Et ne lui confiez jamais de données personnelles ou confidentielles sans y avoir réfléchi.

Notre exemple : une entreprise de plomberie à Perpignan

Pour rester concret, suivons une entreprise fictive : une plomberie de quatre personnes à Perpignan. La dirigeante passe ses journées sur les chantiers et ses soirées sur l’administratif. Son assistante gère le téléphone, les devis et les relances. Ni l’une ni l’autre n’est « à l’aise avec l’informatique ». Ce qu’elles cherchent : gagner une heure par jour sur les e-mails, les relances et la communication.

C’est exactement là que l’IA générative est utile. Pas pour remplacer le métier, mais pour écrire le premier jet de tout ce qui se rédige.

Ce que l’IA fait bien, et ce qu’elle fait mal

Les outils comme ChatGPT sont des IA génératives : elles produisent du texte (ou des images) à partir d’une demande écrite en langage courant, qu’on appelle un prompt.

Elles sont très bonnes pour :

• rédiger un premier jet : e-mail, courrier, annonce, publication ;
• reformuler : rendre un texte plus clair, plus court, plus aimable ;
• résumer un long document ou une réunion ;
• trouver des idées : un nom, un slogan, des questions à poser ;
• expliquer : une notion, une formule Excel, un terme juridique.

Elles sont mauvaises pour :

• donner des faits sûrs. Une IA peut inventer avec aplomb un chiffre, une loi ou une source : on parle d’« hallucination ». Plus la question est précise (un taux, une date, un article de loi), plus il faut vérifier ;
• connaître votre entreprise. Elle ne sait rien de vos clients, de vos prix ni de vos habitudes, sauf ce que vous lui dites ;
• décider à votre place. Elle propose, vous tranchez.

Quel outil choisir

Les cinq outils les plus utilisés se ressemblent beaucoup : tous rédigent, résument et répondent en français. Le bon choix dépend surtout de ce que vous utilisez déjà et de la façon dont l’outil traite vos données.

• ChatGPT (OpenAI) : le plus connu, très polyvalent. Une version gratuite, des offres payantes, et une offre Business pour les entreprises.
• Claude (Anthropic) : réputé pour la qualité de sa rédaction et pour l’analyse de longs documents. Gratuit ou payant, avec une offre Team pour les entreprises.
• Copilot (Microsoft) : si votre entreprise a un abonnement Microsoft 365 professionnel, Copilot Chat est inclus sans frais supplémentaires, avec la protection des données de l’entreprise quand vous vous connectez avec votre compte professionnel. Son intégration complète dans Word, Excel et Outlook est une option payante.
• Gemini (Google) : le choix naturel si vous travaillez avec Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets), dont les offres professionnelles l’intègrent.
• Le Chat (Mistral AI) : l’outil de l’éditeur français, avec une version gratuite et des offres payantes.

Mon conseil : commencez par celui qui est déjà dans vos outils (Copilot si vous êtes sur Microsoft 365, Gemini si vous êtes sur Google), sinon par la version gratuite de ChatGPT, Claude ou Le Chat. Testez la même demande sur deux outils : vous verrez vite celui dont le style vous convient. Passez à une offre professionnelle quand l’usage devient quotidien ou que vous travaillez sur des documents de l’entreprise.

Bien formuler sa demande : les 5 règles

La qualité de la réponse dépend presque entièrement de la qualité de la demande. Une bonne demande contient cinq éléments :

1. Le rôle : qui doit-elle être ? « Tu es l’assistante d’une entreprise de plomberie. »
2. Le contexte : ce qu’elle doit savoir. Le client, l’historique, la contrainte.
3. La tâche : ce que vous voulez, précisément. « Rédige un e-mail de relance. »
4. Le format : la longueur, la forme. « Cinq lignes maximum, avec un objet. »
5. Le ton : « Aimable mais ferme », « simple, sans jargon ».

Avant :

Écris un mail pour relancer un client.

Après :

Tu es l’assistante d’une entreprise de plomberie à Perpignan. Un client n’a pas réglé sa facture de 480 € pour le remplacement d’un chauffe-eau, échue depuis 15 jours. C’est un bon client, que nous voulons garder. Rédige un e-mail de relance de cinq lignes maximum, avec un objet. Ton aimable mais clair : nous attendons le paiement sous 8 jours.

La seconde demande prend 30 secondes de plus à écrire, et donne un e-mail prêt à envoyer après une relecture. Si la réponse ne convient pas, ne recommencez pas de zéro : continuez la conversation. « Plus court », « moins formel », « ajoute nos coordonnées bancaires » suffisent.

10 usages concrets dans une TPE

Voici dix demandes que notre plomberie utilise chaque semaine. Copiez-les, puis remplacez ce qui est entre crochets par vos informations.

1. Répondre à un e-mail délicat.

Voici l’e-mail d’un client mécontent : [coller l’e-mail, sans son nom ni ses coordonnées]. Rédige une réponse courte, qui reconnaît le problème, explique ce que nous allons faire [indiquer la solution] et propose un rendez-vous. Ton calme et professionnel.

2. Répondre à un avis Google.

Rédige une réponse de trois phrases à cet avis client : [coller l’avis]. Remercie, reprends un détail précis de l’avis, et invite à nous recontacter. Pas de formule toute faite.

3. Préparer le texte d’un devis.

À partir de ces notes de chantier : [coller les notes], rédige la description des travaux pour un devis, en phrases claires qu’un particulier comprend. Ne donne pas de prix.

4. Faire le compte rendu d’une réunion.

Voici mes notes en vrac de la réunion d’équipe : [coller les notes]. Fais-en un compte rendu en trois parties : décisions prises, actions à faire (qui, quoi, quand), points en suspens.

5. Résumer un long document.

Résume ce document en 10 lignes, puis liste les trois points qui concernent une entreprise de 4 salariés : [coller le texte]. Si une information n’est pas dans le texte, dis-le au lieu de l’inventer.

6. Rédiger une annonce de recrutement.

Rédige une annonce pour recruter un plombier chauffagiste en CDI à Perpignan. Missions : [lister]. Ce que nous offrons : [lister]. Ton direct et chaleureux, 150 mots maximum, sans jargon RH.

7. Écrire une publication pour les réseaux sociaux.

Écris une publication Facebook de 80 mots pour annoncer que nous installons désormais des pompes à chaleur. Public : particuliers des Pyrénées-Orientales. Termine par une invitation à demander un devis. Propose trois versions.

8. Mettre une procédure par écrit.

Voici comment nous accueillons un nouveau client au téléphone : [décrire en vrac]. Transforme-le en procédure de 8 étapes maximum, sous forme de liste numérotée, pour une nouvelle assistante.

9. Préparer une FAQ pour le site.

Voici les questions que nos clients posent le plus : [lister]. Rédige une réponse courte et claire à chacune, comme le ferait un artisan qui explique à un particulier.

10. Se faire aider sur Excel.

Dans Excel, j’ai les montants des factures en colonne C et la date de paiement en colonne D (vide si non payée). Donne-moi la formule pour additionner les factures non payées, et explique-la simplement.

Pour ce dernier usage, l’IA est un excellent professeur particulier… à condition de vérifier que la formule donne le bon résultat sur vos données. Si vous voulez comprendre la logique de ces formules, notre guide de la fonction SI d’Excel part de zéro.

Ce qu’il ne faut jamais confier à une IA

C’est la vraie question à se poser avant de coller quoi que ce soit dans un outil d’IA. La CNIL recommande de ne jamais y partager d’informations confidentielles, comme des données personnelles ou des données de l’entreprise couvertes par le secret des affaires, sans avoir vérifié ce que l’outil en fait.

• Vert, sans risque : un texte général, une annonce, une procédure, une question sur Excel, une publication pour les réseaux sociaux.
• Orange, à anonymiser d’abord : un e-mail de client, des notes de chantier, un compte rendu, un devis. Retirez les noms, adresses et téléphones qui permettent de reconnaître quelqu’un : « le client » suffit.
• Rouge, jamais dans un outil grand public : les données de santé, les informations sur vos salariés (salaires, arrêts, évaluations), les numéros de sécurité sociale, les coordonnées bancaires, les mots de passe, les documents confidentiels de vos clients.

Deux réglages à faire dès aujourd’hui :

• Dans ChatGPT, les conversations des comptes personnels servent par défaut à entraîner les modèles. Pour l’éviter : photo de profil, puis Paramètres > Contrôles des données, et désactivez Améliorer le modèle pour tout le monde.
• Dans Claude, l’option se trouve dans les Paramètres, onglet Confidentialité : désactivez Aider à améliorer Claude.

Les offres professionnelles (ChatGPT Business, Claude Team, Copilot Chat avec un compte professionnel, Gemini dans Google Workspace) n’utilisent pas vos échanges pour entraîner leurs modèles. C’est une bonne raison de passer à l’une d’elles dès que l’IA touche aux documents de l’entreprise.

Toujours vérifier

Une IA écrit avec assurance, même quand elle se trompe. Avant d’envoyer ou de publier :

• Vérifiez les chiffres, les dates et les références : un taux de TVA, un délai légal, un article de loi. Demandez à l’outil ses sources, puis ouvrez-les.
• Relisez comme si un collègue l’avait écrit : le ton vous ressemble-t-il ? Les promesses faites au client sont-elles tenables ?
• Ne publiez pas tel quel un texte destiné au public : ajoutez votre expérience, vos exemples, votre façon de parler. C’est ce qui vous distingue.

Mettre l’IA en place dans l’entreprise

Dans une TPE, inutile de lancer un grand projet. Trois actions suffisent :

1. Écrire une charte en cinq lignes, comme le recommande la CNIL : les outils autorisés, les usages permis, les données interdites (le rouge ci-dessus), l’obligation de relire, et à qui poser ses questions.
2. Commencer par une ou deux tâches qui prennent du temps chaque semaine (les relances, les réponses aux avis), plutôt que « tout faire avec l’IA ».
3. Former l’équipe. Le règlement européen sur l’IA (AI Act) demande aux entreprises qui utilisent l’IA de prendre des mesures pour que leurs équipes apprennent à la maîtriser. Nous avons détaillé cette obligation de formation à l’IA dans un article dédié.

Les erreurs les plus fréquentes

• Des demandes trop courtes. « Écris un mail » donne un mail générique. Donnez le rôle, le contexte, la tâche, le format et le ton.
• Recommencer au lieu de corriger. Continuez la conversation : « plus court », « plus chaleureux », « reprends le deuxième paragraphe ».
• Croire tout ce qu’elle dit. Vérifiez chaque fait, surtout les chiffres et le droit.
• Coller des données personnelles dans un outil grand public sans les anonymiser.
• Publier sans relire. Un texte d’IA non retravaillé se reconnaît, et peut contenir une erreur.
• Abandonner après un essai raté. Comme pour tout outil, les premiers résultats sont moyens. Après une semaine de pratique, on ne s’en passe plus.

Questions fréquentes

La version gratuite suffit-elle ? Pour découvrir et pour des textes sans données sensibles, oui. Dès que vous travaillez sur les documents de l’entreprise ou que plusieurs personnes l’utilisent, une offre professionnelle protège mieux vos données et donne plus de possibilités.

Faut-il dire qu’on utilise l’IA ? Pour un e-mail que vous avez relu et assumé, ce n’est pas nécessaire : vous en restez l’auteur. Pour une image ou une vidéo réaliste générée par l’IA, ou un contenu publié sans intervention humaine, la transparence est de mise, et le règlement européen prévoit des obligations d’information dans certains cas.

Copilot est-il inclus dans Microsoft 365 ? Avec un abonnement Microsoft 365 professionnel éligible, Copilot Chat est inclus sans frais supplémentaires, avec la protection des données de l’entreprise. L’assistant intégré directement dans Word, Excel et Outlook est une option payante.

L’IA peut-elle remplacer mon assistante ? Non. Elle lui fait gagner du temps sur les premiers jets, mais elle ne connaît ni vos clients ni votre métier, et elle se trompe. Elle a besoin de quelqu’un qui sait ce qu’il veut obtenir et qui relit.

Par quoi commencer cette semaine ? Choisissez une tâche que vous faites souvent (les relances, par exemple), écrivez une demande avec les cinq règles, et gardez-la dans un document pour la réutiliser.

Aller plus loin

Bien utiliser l’IA, c’est surtout une question de pratique et de bonnes habitudes : formuler ses demandes, vérifier, protéger ses données. C’est le programme de notre formation Découvrir l’intelligence artificielle, une journée à Perpignan, en petit groupe, sur vos propres cas : ChatGPT et Claude, l’art du prompt, les images, et l’usage responsable. Elle peut être financée par votre OPCO ou votre fonds d’assurance formation ; voyez les solutions sur notre page financement. Pour former toute une équipe, consultez la page formation pour les entreprises.

La lettre de Millorem

Un e-mail par semaine : les nouveaux articles sur l’IA et la bureautique, les financements qui changent, les prochaines sessions.

Votre adresse e-mail

S’inscrire

Ne pas remplir

Vous recevrez un e-mail pour confirmer. Désinscription en un clic, à chaque envoi. Vos données