Lorsque je donne des cours de bureautique la fonction SI d’Excel est toujours une fonction fondamentale à connaître. Si ce n’est pas la fonction qui posera le plus de problèmes à comprendre, c’est une étape essentielle dans ma progression pédagogique. En effet c’est à partir du moment de la découverte (ou de la consolidation) de cette fonction que nous abordons ensuite toutes les fonctions conditionnelles.
Pourquoi utiliser la fonction SI d’Excel ?
La fonction SI d’Excel permet de renvoyer dans une cellule une valeur ou une autre valeur suivant un test logique. Si celui-ci est accompli avec succès Excel renverra une valeur sinon cela sera l’autre valeur qui sera renvoyée. En d’autres termes la fonction SI permet de répondre à une question comme “Si cette condition est vraie, fais cela, sinon fais autre chose”.
Comment utiliser la fonction SI ?
La fonction SI se compose de trois éléments :
- le test logique : c’est essentiellement une manière pour Excel de vérifier si une condition est vraie ou fausse. C’est comme une question à laquelle Excel devrait répondra par “oui” ou “non”.
- la valeur si le test logique est vérifié (valeur si vrai)
- la valeur si le test logique n’est pas vérifié (valeur si faux)
Exemple d’utilisation de la fonction SI d’Excel
L’exemple ci-dessus est un exemple parfait de l’utilisation de cette fonction. Dans ce cas de figure, il faut faire apparaître dans la colonne C “Majeur” ou “Mineur” suivant l’âge de la personne que l’on trouve en colonne B. En clair il faut répondre à la question “est-ce que la personne a plus de 18 ans“. Si oui on écrira Majeur sinon on écrira Mineur.
Créer la fonction à l’aide du concepteur de formule
Une des possibilités pour créer des fonctions sous Excel, est de passer par le concepteur de formule. Celui-ci permet de créer les fonctions pas à pas et d’être plus permissif sur la syntaxe puisque le concepteur de formule corrigera par lui-même certains oublis éventuels. Pour accéder au concepteur de formule il faut cliquer sur le petit “fx” qui se trouve juste à côté de la barre de formule. Toutefois au préalable il faut se positionner à l’endroit où on voudra faire apparaître notre information, dans ce cas de figure en C2.
Une boîte de dialogue s’ouvre alors :
Attention, suivant que vous soyez sous Mac ou Windows la boîte de dialogue ne s’ouvrira pas au même endroit, mais le fonctionnement est ensuite sensiblement le même. La boîte de dialogue se compose des fonctionnalités suivantes :
- Une barre de recherche pour trouver la bonne fonction
- La liste des dernières fonctions utilisées
- La possibilité de trouver la fonction parmi toutes les fonctions d’Excel
Une fois que vous avez trouvé la fonction SI, il suffit alors de faire un double clic dessus pour accéder aux options propres à la fonction.
On retrouve ici les arguments dont on a parlé plus haut (test logique, valeur si vrai, valeur si faux).
Dans notre exemple on va indiquer notre test logique, celui qui permet de répondre à la question, “est-ce que la personne est majeure ?”. Le seul moyen ici pour répondre à cette question est d’utiliser l’âge de la personne que l’on retrouve dans la colonne B. Ainsi pour être majeur il faut que la personne ait au moins 18 ans ou plus. C’est donc ce qu’on va écrire dans le test logique. Puis on indiquera le résultat si ce test logique est satisfait (valeur si vrai), donc “majeur” dans ce cas de figure et “mineur” en valeur si faux.
Nous écrivons donc les éléments de la fonction dans le concepteur de la formule. Faîtes bien attention surtout quand vous écrivez des opérateurs d’égalité et que vous les combinez (signe supérieur >, signe inférieur <, signe égal) à bien écrire le signe égal après le signe supérieur ou inférieur.
J’attire votre attention sur le texte qui apparaît maintenant dans la barre de formule :
=SI(B2>=18;”Majeur”;”Mineur”)
Nous reviendrons un peu plus bas dans cet article sur cette formule, mais nous pouvons déjà nous apercevoir que l’on retrouve les trois éléments de la fonction dans cette formule.
Une fois que vous avez bien renseigné les éléments de votre fonction vous pouvez cliquer sur “terminer”.
Comme vous pouvez vous en apercevoir Fanny a 22 ans et c’est bien “majeur” qui apparaît. Notre avons bien utilisé notre fonction.
Nous allons maintenant pouvoir utiliser la poignée d’incrémentation pour appliquer notre formule aux autres personnes de notre liste.
Créer la fonction en l’écrivant directement dans la cellule
Comme nous l’avons vu un peu plus haut lorsque la fonction SI d’Excel est appliquée, un résultat apparaît dans la cellule dans laquelle vous avez entré la formule, mais vous remarquerez que la formule est elle écrite dans la barre de formule :
=SI(B2>=18;”Majeur”;”Mineur”)
Cela signifie qu’une autre possibilité pour utiliser une fonction est d’écrire une formule directement dans la cellule. Pour cela il faut se placer dans la cellule et commencer à écrire en utilisant le signal égal “=”. Puis ensuite écrire le nom de la fonction.
Lorsqu’on commence à faire cela, on a la liste des fonctions contenant ce que l’on a écrit qui apparaissent. Il suffit ensuite de double-cliquer sur la bonne fonction entrer en quelque sorte dedans et pouvoir renseigner les différents arguments de la fonction.
Comme l’on peut s’en apercevoir une info-bulle apparaît. On y retrouve les arguments de la fonction SI d’Excel :
- test logique
- valeur si vrai
- valeur si faux
Dans l’info-bulle “test logique” est en surbrillance, cela signifie pour le moment que nous sommes dans cette partie de la formule. Il faut donc écrire notre test logique. Nous pouvons nous apercevoir dans l’info-bulle que c’est un point-virgule qui sépare le “test logique” et la “valeur si vrai”. Nous écrivons donc un point-virgule pour passer d’un argument de la fonction à un autre.
Je viens de taper un point-virgule et c’est maintenant l’argument “valeur si vrai” qui est en surbrillance. Cela signifie que je suis maintenant dans la partie de cette fonction. Il faut écrire ce qui apparaitra dans valeur si vrai. Attention ici toutefois, contrairement au concepteur de formule qui est plus permissif, lorsqu’on écrit une directement une formule, tout ce qui est du texte doit être écrit entre guillemets.
Vous avez presque fini d’écrire votre formule avec votre fonction SI d’Excel. Comme vous l’avez vu j’ai écrit les arguments de type texte entre guillemets. Dans ce cas de figure l’info-bulle apparaît toujours. Cela signifie que je n’ai pas terminé ma formule, il faut donc terminer en fermant la parenthèse ouverte.
Je viens de fermer la parenthèse, l’info-bulle disparaît, bravo vous avez terminé votre formule. Vous pouvez maintenant la valider en appuyant sur “entrée”. Il vous suffit ensuite d’incrémenter avec la poignée de recopie, d’incrémentation.
Comment rajouter plus de conditions à la fonction SI d’Excel ?
La fonction SI d’Excel permet de faire apparaître soit un résultat, soit un autre. Mais que se passe-t-il si je veux avoir la possibilité de faire apparaître plus de deux résultats possibles ? Les utilisateurs les plus expérimentés d’Excel connaissent la possibilité d’imbriquer différents SI. Mais les évolutions d’Excel permettent d’imbriquer des Si avec une fonction récente SI.CONDITIONS. Cette dernière fonction simplifie vraiment l’imbrication des SI. Elle est donc à privilégier lorsque vous devez utiliser plusieurs SI à la fois.
